Tips dan Trik Menang Lelang / Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Mau menang lelang alias Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Amigos? Simak tips dan trik dari gue yang kece ini.

Administrasi

Sebagian besar kesalahan yang dilakukan dalam penawaran yang bersifat administratif biasanya diakibatkan kurang teliti. Yap benar Amigos. Hal sederhana semacam nama panitia pengadaan, tanggal, titik, koma, harga penawaran (baik dalam bentuk angka maupun huruf), jangka waktu penawaran, materai, cap perusahaan, dll sangat amat kami teliti dengan seksama. Salah sedikit?? Jangan harap bisa menang. Kesalahan penulisan semacam “Seratus Dua Duluh Ribu Rupiah” akan berakibat fatal. So, buat para pimpinan perusahaan yang pengen menang lelang, pilihlah tukang ketik yang paling teliti dan jeli.

Teknis

Kalau kata orang “Don’t judge a book by its cover”, gue memandang berbeda. Buat gue, proposal penawaran dengan desain yang simple tapi cantik, akan lebih sedap dipandang dan membuat korektor bisa membaca dengan lebih mudah. Apalagi biasanya dokumen penawaran memiliki ketebalan di atas 100 halaman. Bisa puyeng korektornya kalau layout, warna yang dipilih, dan tulisannya tidak cantik, tidak proprosional, tidak teratur, serta tidak rapi.

Buatlah tata urutan penyampaian penawaran yang mudah dibaca siapapun. Pilih warna yang soft dan tidak terlalu mengganggu tulisan utama. Usahakan jangan terlalu polos.

Gue pribadi lebih suka membaca dokumen penawaran yang urutannya rapi dan mudah dimengerti. Buatlah daftar isi dan bab-bab yang berurutan dengan pembatas yang jelas antar bab. Gue lebih setuju jika masing-masing bab di pisah filenya dengan rapi atau menjadi satu file utuh. Misal Bab 1 Metodologi, Bab 2 Spesifikasi Teknis, Bab 3 Surat Dukungan Hotel, Bab 4 Tenaga Ahli, dll. Tapi ingat, jika di pisah, Windows akan mengurutkan file berdasarkan abjad. Jadi usahakan nama file-file yang terpisah tadi berurutan secara abjad untuk memudahkan pencarian ketika di buka dalam windows explorer.

Buatlah flow chart kegiatan dan time table pelaksanaan kegiatan dengan rapi dan jelas. Flow chart sebaiknya tidak terlalu membingungkan dan menggunakan banyak warna. Buat maksimal 3 warna dengan arah panah yang mudah dipahami. Untuk time table hendaknya jangan terlalu simple. Buat kegiatan dengan detail dan applicable sesuai Kerangka Acuan Kerja.

Sebagian besar kesalahan penyedia biasanya karena mereka tidak teliti dalam membaca dokumen pengadaan yang telah diupload dalam sistem. Jika ingin menang, tulis apapun spesifikasi yang diminta oleh panitia dalam dokumen tersebut. Tapi ingat, jangan hanya copy paste. Buat penjelasan semaksimal mungkin dari tiap hal yang diminta oleh panitia. Misalnya, panitia meminta seminar kit yang terdiri dari tas, alat tulis, book note, dan USB flash drive. Penyedia wajib memberikan contoh gambar dari masing-masing hal tersebut dan menjelaskannya secara rinci. Contoh : tas terbuat dari bahan semi kulit, pilihan warna hitam atau coklat, jenis selempang, muat laptop dengan ukuran maksimal 17 inchi, dll dsb. Tak jarang penyedia kelupaan menyertakan gambar USB Flash Drive beserta kapasitasnya atau sepsifikasi detail terkait book note seperti desain cover, ketebalan, jenis kertas, dll dsb.

Persyaratan semacam kebutuhan tenaga ahli dengan kualifikasi tertentu atau memiliki sertifikat tertentu wajib dipatuhi. Terkadang gue sendiri heran. Tak sedikit penyedia yang ngotot memasukkan dokumen penawaran meski tenaga ahlinya tidak memenuhi kualifikasi atau belum memiliki pengalaman sesuai dengan yang dipersyaratkan. Pertama, itu membuang-buang waktu. Kedua, itu membuang-buang uang. Ketiga, itu membuang-buang tenaga. Spesifikasi teknis yang vital, jika tidak dipenuhi, panitia tidak perlu berfikir panjang untuk mengugurkan atau memberi nilai yang kecil.

Ingat Amigos! Sebagian besar pengadaan barang/jasa pemerintah itu sifatnya rutin diselenggarakan setiap tahunnya. Jika tahun ini dirasa belum siap, penyedia hendaknya menunda untuk tahun depan. Jangan memaksakan Bro. Kalau yakin gak menang, jangan masukin dokumen penawaran Broh. Materai dan nge-print kertas itu gak gratis.

Biaya

Amigos, PPK unit itu udah banting tulang bikin RAB sehingga bisa dilaksanakan dengan baik. Jadi, teliti terus RAB PPK yang ada dalam dokumen pengadaan dan isi seteliti-telitinya. Alhamdulillah Windows punya Microsoft Office Excel yang sangat amat membantu pekerjaan kita. Teliti betul tiap komponen yang harus diisi dan cek terus rumus yang digunakan.

Herannya, gak sedikit loh yang salah dalam pengisian RAB. Ada yang salah dalam menjumlahkan, ada yang nambah-nambahin komponen baru, atau ada yang ngurangin komponen. Bahkan ada harga penawaran yang terkoreksi hingga di atas 50 juta. Gara-gara tukang ketiknya gak teliti, perusahaan jadi merugi. Tips : jika panitia memberikan RAB kosong dalam bentuk Microsoft Office Excel yang didalamnya udah ada rumusnya, manfaatkanlah. Trust me, itu bener-bener mempermudah jalan kita.

Kualifikasi

Terkait kualifikasi, Amigos wajib mengisi seluruh isian kualifikasi secara jelas. Jangan lupa pula untuk mengupload scan surat-surat yang berhubungan dengan perusahaan. Bila surat tersebut masa berlakunya habis, harap melampirkan surat pernyataan yang menyatakan bahwa surat tersebut masih dalam tahap perpanjangan. Panitia tentu akan memahami hal tersebut. Jangan lupa cek KBLI bidang usaha yang tercantum dalam surat ijin usaha perusahaan Amigos. Jangan sampai tidak sesuai dengan yang dipersyaratkan panitia.